Giữ tài liệu đã "spool" để in lại cho nhanh
Bạn có tài liệu cần in thường xuyên? Ví dụ các mẫu biểu hoặc tờ rơi quảng cáo? Và lần nào bạn cũng phải in chúng trong vội vàng? Bạn có biết Microsoft Windows (XP hoặc mới hơn) có một mẹo tiện dụng cho phép bạn in các tài liệu lặp đi lặp lại này một cách nhanh chóng mà không cần phải dùng đến ứng dụng đã tạo ra chúng? Đây là cách làm:
Lưu tài liệu đã "spool" trong Windows
Khi bạn in một văn bản (hoặc hình ảnh) trong Windows, nó sẽ xử lý và tạm thời lưu kết quả lại trong print spool, một vùng nhớ riêng biệt trong đĩa cứng. Bạn có thể xem các tài liệu đã được spool bằng cách nhấp vào biểu tượng máy in ở thanh tác vụ của bạn (sau khi bạn phát lệnh in từ một trình ứng dụng nào đó), hoặc khi bạn nhấp đúp chuột vào biểu tượng máy in của bạn trong Control Panel của Windows. Khi tài liệu của bạn được in xong, hệ thống sẽ tự động xóa spool file tương ứng khỏi print spool.
Thay vì vậy, bạn có thể giữ các spool file này để in lại cho nhanh. Việc này làm tăng tốc độ in vì máy tính không cần phải tái xử lý lại các tài liệu được in, đơn giản là chỉ mang các spool file, các file in đã được tính sẵn, ra in lại. Nó còn giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, đặc biệt đối với văn bản hoặc hình ảnh được in từ các ứng dụng phức tạp như Adobe Photoshop. Vấn đề duy nhất là chỗ trống trên ổ đĩa cứng cần thiết để giữ lại các tài liệu. Tuy nhiên, với giá cả phần cứng rất phải chăng hiện nay, sự hy sinh không gian lưu trữ cho tốc độ và các tiện nghi in có được là xứng đáng.
Thiết lập máy in của bạn để giữ các tài liệu in
Để hệ thống giữ lại spool file của các tài liệu hoặc hình ảnh sau khi in xong, đầu tiên chọn biểu tượng "Printers" trong Control Panel. Một danh sách các máy in được cài đặt trong hệ thống hiện ra. Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in bạn đang dùng và chọn "Properties."
Bấm vào mục "Advanced", chọn "Keep printed documents" rồi bấm OK. Bây giờ máy in của bạn sẽ lưu lại tất cả các file sau khi in xong.
In lại file đã lưu trong print spool
Bây giờ, khi gửi một tài liệu để in, bạn sẽ thấy rằng sau khi việc in hoàn tất, tài liệu sẽ không biến mất khỏi print spool nữa, nó sẵn sàng để được in lại bất cứ lúc nào mà không cần phải tái khởi động ứng dụng đã tạo ra nó. Đơn giản chỉ cần nhấp chuột vào biểu tượng máy in của bạn trong Control Panel một lần nữa (bạn có thể tạo một shortcut trên desktop để truy cập nhanh), danh sách các tài liệu đã in hiện ra, nhấp chuột phải vào tài liệu bạn muốn in lại và chọn "Restart". Để xóa các tài liệu từ danh sách spool vĩnh viễn, chỉ cần nhấp chuột phải vào nó và chọn "Cancel".
Cảnh báo
Một nhược điểm tương đối nhỏ của quá trình này là tất cả các tài liệu được lưu trong danh sách spool của bạn, không chỉ là những tài liệu bạn muốn in lại thường xuyên. Vì vậy, bạn nên chọn giữ lại các tài liệu nào mà bạn biết sẽ in lại thường xuyên, ngay trước khi bạn in chúng ra. Bằng cách này - nó sẽ luôn luôn hiển thị ở đầu danh sách. Ngoài ra, còn giúp bạn định kỳ dọn dẹp print spool, xóa các file không cần thiết để tiết kiệm không gian ổ cứng. Rất may, điều này được tiến hành rất dễ dàng như là với các danh sách file, danh sách các tài liệu trong print spool có thể được chọn thành nhóm hay từng file riêng rẻ với con chuột, bằng cách kết hợp giữ phím "Ctrl" hay "Shift".
